Hoe bied je een offerte aan?
Offertewegwijzer
Je hebt goed nagedacht over de inhoud van je offerte en een en ander volgens de regels op papier gezet. Maar hoe bied je een offerte aan? De eerste indruk is tenslotte de beste …
Manieren van een offerte aanbieden
Presenteren. Je kunt een offerte aan de klant presenteren. Dat heeft altijd de voorkeur. Je hebt een gesprek bij de klant, moet een offerte maken en je maakt meteen een afspraak om de offerte te komen presenteren. E-mailen. Je kunt een offerte ook e-mailen. Dat gebeurt het allermeest. Dan is het slim om een goede begeleidend e-mailbericht op te stellen een opvallende offerte te maken. Die offerte stuur je dan als pdf-bestand met je e-mailbericht mee.
Tip. Verstuur je de offerte per e-mail? Stuur dan per post een vrolijke ansichtkaart met een persoonlijke opmerking en wens de klant succes met het beoordelen van de offerte(s).
Via de post versturen. Je kunt een offerte ook nog altijd per post versturen. Uiteraard is de inhoud en de structuur van de offerte het belangrijkst. En door een goede opmaak val je extra op.
Tip. Je kunt echter ook extra opvallen door je offerte op een bijzondere manier te verpakken.
Langs brengen. Krijg je niet meteen een follow up afspraak, overweeg dan om de offerte langs te brengen. Dat gaat tegenwoordig sneller dan de gewone post en je komt er professioneel mee over. Bovendien voelt de klant zich extra belangrijk.
Tip. Uiteraard is ook een combinatie mogelijk. Je e-mailt alle bestanden (offerte, bijlagen, brochures, e.d.), je stuurt een en ander per post en/of je geeft een ander, netjes verpakt, even af bij de klant.
Waarom is een offerte aanbieden belangrijk?
Klanten beslissen van volgens een bepaald proces. De klant vormt zich op allerlei momenten een beeld en een mening van jou, je bedrijf, je dienst en van jouw offerte. Dat begint met het eerste contact en het eerste gesprek. Daarna komt de manier waarop hij jouw offerte ontvangt. Pas daarna zal hij je offerte scannen, een eerste beeld van de offerte vormen, enz.
Hoe verpak je een offerte?
Verstuur je een offerte per post of geef je hem af bij de klant, probeer dan eens extra op te vallen door de offerte anders te verpakken dan in een enveloppe. Een aantal ideeën:
- verpak de offerte in een doos, al dan niet als ‘breekbaar’;
- stop de offerte in een fles en verstuur als flessenpost;
- koop een product van de klant en verpak je offerte (inclusief brochure, monsters e.d.) in de originele verpakking van de klant;
- een houten (wijn)kistje;
- een papieren cadeautasje;
- ‘ingeblikt’;
- in cadeaupapier. Dit maakt direct nieuwsgierig en het maakt het verleidelijk om uit te pakken;
Tip. Bedenkt een verpakking op maat. Een omslag zoals die van een menukaart als uw offerte modulair is opgebouwd. Of een gereedschapskist om aan te geven dat dit ‘dé tools’ zijn om de klantvraag op te lossen.
Maak het niet te gek
Je weet zelf wel hoever je bij jouw klanten kunt gaan. Een ‘gewone’ verpakking kan uiteraard ook, maar dan wel in kwalitatieve, degelijke enveloppe en voldoende gefrankeerd.
Je kunt ook digitaal creatief zijn
Meestal worden offertes tegenwoordig digitaal verstuurd, waardoor een opvallende uitstraling een stuk lastiger is. Toch kunt u zich ook digitaal onderscheiden. Bijvoorbeeld door de offerte op een usb-stick te zetten en die in een speciale verpakking te versturen.