Offertes opvolgen, hoe doe je dat?
Offertewegwijzer
Op verzoek van de klant heb je een offerte gemaakt en toegestuurd. Dan blijft het akelig stil. Hoe kun je op een goede manier offertes opvolgen?
Nadat de offerte is uitgebracht
Nadat je de offerte hebt uitgebracht kun je het beslissingsproces nog positief proberen te beïnvloeden. Maar je hoort maar niets en je wilt natuurlijk zo snel mogelijk iets van klant vernemen. Die heeft misschien wel wat beters te doen. Jouw contactpersoon krijgt de beslisser(s) niet te spreken, er zijn problemen met klanten of men heeft gewoon op dit moment andere prioriteiten. Je zult dus wat geduld moeten kunnen opbrengen.
Maak altijd van tevoren een vervolgafspraak
Maak tijdens het verkoopgesprek waarin de klant om een offerte vraagt meteen een follow-upafspraak. In je offerte verwijs je daar ook naar. Lukt dat niet, vraag hoeveel tijd de klant nodig heeft om de offerte te bekijken. Meld vervolgens wanneer je zult bellen. Bijvoorbeeld. Jij: “Hoeveel tijd heeft u nodig om de offerte te bekijken”. Klant: “Oh… ik denk een week of twee.” Jij: “Dan zal ik u in de week van … even bellen.”
Als een vervolgafspraak niet aan de orde is
Heb je wat voor reden dan ook geen vervolgafspraak gemaakt? Vermeld dan bij de afsluiting van de offerte wanneer u de klant gaat bellen.
Offertes opvolgen – doe het niet zo
Sommige vragen moet je zeker niet stellen als je de offerte nabelt en de klant aan de telefoon krijgt.
- “Heeft u de offerte ontvangen?” Natuurlijk heeft de klant de offerte ontvangen. Dit is een overbodige vraag.
- “Was alles duidelijk?” Of “Is dit wat u bedoelde?” Ook dit zijn overbodige vragen. Het is vanzelfsprekend dat je een duidelijke offerte hebt uitgebracht. Anders had je hem toch niet opgestuurd?
- “Wat vindt u van de offerte?” Dit is een logische vraag, maar minder handig. Je vraagt de klant meteen om een totaaloordeel te vellen. Je loopt dan het risico dat de klant ‘nee’ zegt zonder dat je de redenen daarvoor kent. Je krijgt zo geen enkele kans om nog iets te redden of het beslissingsproces te sturen.
Offertes opvolgen – pak het zo aan
Als je een offerte nabelt, informeer dan naar de probleemstelling en daarna naar de oplossing die jij geboden hebt. Eventuele misverstanden komen dan zo boven water.
- “Ik bel u om de offerte samen door te nemen. Schikt dat op dit moment?” Als niet uitkomt, maak dan een nieuwe belafspraak.
- “Ik wil de offerte graag puntsgewijs doornemen. Op te beginnen herkent u zich in de situatiebeschrijving?” De situatiebeschrijving is het probleem van de klant.
- “Wat vindt u van de geboden oplossing?”
- “Zoals u ziet hebben we rekening gehouden met … Is dat voor u voldoende?”
- “Aan welke vervolgstappen denkt u?” Of: “Hoe gaan we vervolg hieraan geven?”
Als je afgewezen wordt
Reageer niet emotioneel. Neem een afwijzing zeker niet persoonlijk. Vooral op de b2b-markt vragen klanten bij meerdere bedrijven offertes op. Je loopt dus het risico achter het net te vissen. Reageer dus niet emotioneel. Kniezen of boos worden heeft geen zin. Vraag naar de redenen. Je kunt veel leren van de redenen waarom je de opdracht niet gekregen hebt. Vraag niet: “Waarom heeft u niet voor ons gekozen?”, je krijgt zelden de echte redenen te horen. Vraag echter: “Wat heeft u doen besluiten om op het aanbod van de concurrent in te gaan?” Heb jij het wel goed gedaan? Vraag je zelf af of je wel voldoende aandacht aan de klant hebt besteed. Uit een onderzoek van DOOR-training onder 1.600 klanten bleek dat 89% afziet van de koop door gebrek aan aandacht van de leverancier. Check of de order echt vergeven is. Als je de echte reden van de klant weet, kun je vervolgens checken of de order ook echt vergeven is. Zo niet, is deze reden een nieuwe ingang om tot een verkoopgesprek te komen.