Zo maak je een kort en bondige offerte
Offertewegwijzer
Een succesvolle offerte is een kort en bondige offerte. De lezer (de klant) scant je offerte, vindt wat hij zoekt, is tevreden en besluit om met jouw zaken te doen. Tips voor het schrijven van kort en bondige offertes.
Hoe de klant jouw offerte “verwerkt”
[av_image src='https://www.klantvisie.nl/artikelen/wp-content/uploads/2017/10/Infographic-beslissingsproces-100x300.png' attachment='1027' attachment_size='medium' align='left' styling='' hover='' link='manually,https://www.klantvisie.nl/artikelen/infographic-offerte-beslissingsproces/' target='' caption='' font_size='' appearance='' overlay_opacity='0.4' overlay_color='#000000' overlay_text_color='#ffffff' animation='fade-in' admin_preview_bg=''][/av_image] Om succesvolle offertes te kunnen maken moet je weten hoe klanten een offerte verwerken. Je moet weten hoe zo’n offertebeslissingsproces verloopt. Verdiep je daar eerst eens in, dan begrijp je ook waarom het belangrijk is om een kort en bondige offerte te maken. Maar een klantgerichte offerte maken is nog niet zo makkelijk.
De klant scant jouw offerte
Mensen lezen niet. Klanten lezen niet. Jouw offertes worden gescand. De ogen van de klant vliegen over het papier (of over het scherm). Maak dus geen langdradige en lange offertes. De klant verwacht geen tekstuele hoogstandjes, maar wel begrijpelijke en vlot leesbaar Nederlands. Enkele tips: • schrijf spreektaal; • houd je zinnen kort; • knip lange zinnen tot meerdere zinnen; • schrijf korte alinea’s; • gebruik opsommingen; • schrappen = meer orders.
Schrijf spreektaal
Probeer zoveel mogelijk spreektaal te schrijven, dat is het makkelijkst voor de klant om te scannen, te lezen en te begrijpen.
Tip. Lees je offerte eens hardop. Daar waar je zinnen onnatuurlijk overkomen, heb je geen spreektaal toegepast.
Houd je zinnen kort
Een goede richtlijn is ca. 15 woorden per zin.
Tip. Lees je offerte eens hardop. Daar waar je adem te kort komt, zijn de zinnen veel te lang.
Knip lange zinnen in stukken
Veel te lange zinnen zijn makkelijk in stukken te knippen.
Tip. Ga eerst op zoek naar lange zinnen met ‘en’ en ‘maar’. ‘Ennen’ en ‘maren’ zijn vaak te vervangen door een punt en een hoofdletter.
Voorbeeld • De verwachting is dat de overheid besluit om volgend jaar met deze subsidie te stoppen en daarom is het slim om juist dit jaar nog tot aanschaf over te gaan. • De verwachting is dat de overheid besluit om volgend jaar met deze subsidie te stoppen. Daarom is het slim om juist dit jaar nog tot aanschaf over te gaan.
Tip. Beperk u tot één gedachte per zin.
Schrijf korte alinea’s
Lange blokken tekst worden sowieso al niet gelezen. Vermijd daarom lange alinea’s. Houd als richtlijn 6 - 7 regels per alinea aan.
Tip. Probeer per alinea een nieuw (sub)-onderwerp te belichten.
Gebruik opsommingen
Opsommingen zijn korte lijstjes. Door deze te gebruiken, hoef je ze niet in lange zinnen en in lange alinea’s op te nemen. Visueel is het ook veel sterker.
Enkele tips:
- gebruik symbolen (‘bulletpoints’) of cijfers;
- bulletpoints gebruik je als de volgorde van de opsomming er niet toe doet;
- cijfers gebruik je als de volgorde of het aantal er wel toe doet;
- staat er boven je opsomming een zin of woord met een dubbele punt, dan begin je elke bullet met kleine letters en sluit je af met puntkomma;
- de laatste bullet sluit je af met een punt.
Schrappen en nog eens schrappen
Elke tekst wordt er beter van als je na het schrijven alles schrapt wat overbodig is. Check de eerste zin, die heb je vaak zelf als een aanloopje nodig en dat is voor de lezer helemaal niet nodig. Streep zoveel mogelijk weg wat over jezelf gaat; beperk je tot het meest noodzakelijke en verwijs eventueel naar de bijlage(n).