Een standaard offerte-tekst: slim of niet?
Offertewegwijzer
Een offerte maken kost snel veel tijd. Daarom is het verleidelijk om een standaard offerte met standaard tekst te maken en deze steeds weer opnieuw te gebruiken. Je past alleen de naam van de klant even aan. Is dat slim om te doen?
Standaard offerte voorbeeld Word
Er worden op internet heel wat standaard offertes aangeboden. Google maar eens op:
- standaard offerte;
- offerte voorbeeld;
- offerte template;
- offerte voorbeeld Word; en
- offerte sjabloon.
Standaard offerte-tekst – de voordelen
De voordelen spreken voor zich. Je maakt één standaard offerte en kopieert die telkens weer. “Details” zoals contactgegevens, product en prijs pas je dan nog wat aan en klaar is Kees. Dat bespaart je vaak heel veel tijd. Maar wat zijn de nadelen eigenlijk?
Standaard offerte-tekst – de nadelen
Van geknutsel tot gekunsteld. Het knippen en plakken van standaard teksten levert vaak gekunstelde offertes op. Die zijn totaal niet afgestemd op de situatie van de klant. Het is eerder een prijsopgave, dan een commerciële offerte. Standaard offertes en standaard teksten houden vaak gestandaardiseerde omschrijvingen, termen en jargon in. Hierdoor vindt de klant niet snel genoeg terug wat hij belangrijk vindt.
Niet alleen de prijs is belangrijk! Maak hierbij niet de fout te denken dat een potentiële klant uitsluitend geïnteresseerd is in de prijs. Daarentegen zoekt hij onbewust naar antwoorden op de volgende vragen:
- Heeft deze leverancier naar mij geluisterd.
- Heeft deze leverancier gehoord wat ik verteld hebt?
- Heeft deze leverancier begrepen wat ík belangrijk vind?
- Speelt deze leverancier in op mijn behoefte?
- Biedt deze leverancier een oplossing voor mijn probleem?
- Vindt deze leverancier mijn probleem net zo belangrijk als zijn omzet?
Verkeerde klantnaam. Bovendien loop je met het knippen en plakken van offerteteksten het risico dat je hier of daar de naam van een andere klant laat staan. Je zult echt niet de eerste zijn die dat gebeurt...
Een offerte template van internet gebruiken
Een offerte template of offerte sjabloon is op internet makkelijk te vinden en te downloaden. Deze maken vaak gebruik van standaard teksten. Ga hier dus voorzichtig mee om.
We hebben een dergelijke standaard offerte van internet geplukt en van opmerkingen voorzien.
Dus wat doe je nu?
Een standaard offerte gebruiken is niet meer van deze tijd. Voorkom dat de klant ‘nee’ zegt door zo volledig en duidelijk mogelijk de taal van de klant te spreken. Gebruik daarvoor de omschrijvingen van de klant en speel in op hetgeen hij belangrijk vindt.
En standaard teksten dan?
Moet je nu echt steeds weer alles opnieuw verzinnen? Nee, niet echt. Bepaal daarom welke onderdelen je wel wilt standaardiseren en wees daar heel kritisch bij. De inleiding van de offertebrief en het inspelen op de klantbehoefte moet je zeker niet standaardiseren. Sla alle gestandaardiseerde onderdelen apart op als modules. Bijvoorbeeld: Prijs product A, Prijs product B, Afsluiting, enz.