WhatsApp zakelijk gebruiken? Of niet?
Online reclame maken - Algemeen: mkb-reclame
Whatsapp is na e-mail en telefoon zakelijk het meest gebruikte communicatiemiddel. Het is snel en nagenoeg iedereen gebruikt het. Toch kent het ook negatieve kanten. Hoe gaat u er het beste mee om?
Even appen met collega’s …
Nagenoeg iedereen gebruikt Whatsapp. Dus hoe makkelijk is het niet om een vraag die je na werktijd dwars zit in nog even te versturen. De vraag is dan uit je systeem en je kunt weer verder met je privéleven. En daarin schuilt dan ook meteen een gevaar, want door een verstoorde werk-privébalans kan de werkbelasting toenemen en te groot worden.
Verplicht gebruiken … Een appje wordt altijd wel gezien en gelezen en veel werknemer voelen zich snel verplicht om ook na werktijd die appjes te beantwoorden. Zeker als de ‘baas’ appt en nog aan het werk blijkt, voelt men snel de drang om te reageren.
Niet alleen Whatsapp. Voor communicatietools als Teams e.d. gelden de dezelfde voor- én nadelen als voor Whatsapp.
Even appen met klanten …
Manage de verwachtingen. Whatsapp wordt ook veel gebruikt om met klanten te communiceren. Al dan niet tijdelijk. Een klant is en voelt zich al snel koning en u kunt snel de verwachting wekken dat er ook na werktijd op zijn berichten wordt gereageerd.
Wees vanaf het begin duidelijk over hoe snel je reageert en communiceer alleen na werktijd in geval van nood, zoals bij storingsmeldingen, e.d.
Whatsapp Business. Met de komst van de Whatsapp Business App is het mogelijk om Whatsapp steeds professioneler in te zetten.
- Het is mogelijk om standaardberichten in te stellen (bijvoorbeeld buiten werktijd) en om standaardantwoorden te formuleren op veel gestelde vragen. U kunt er ook berichten en contacten mee ‘labelen’. Elk soort krijgt dan een eigen kleurtje en is zo makkelijk te rangschikken en af te werken. Denk aan bijvoorbeeld ‘verkoop’, ‘klacht’ en ‘klant’, ‘prospect’, enz.
- Overweeg een Whatsapp-knop op uw website en/of sociale media te zetten. Klanten verwachten dan wel altijd een snel antwoord.
Maak een WhatsApp-beleid
Geef als leidinggevende het goede voorbeeld hoe ú verwacht dat Whatsapp zakelijk gebruikt wordt door uw werknemers. Met een Whatsappbeleid en/of een lijstje gedragsregels beschermt u uw werknemers en helpt u hen om te bepalen hoe er in privétijd mee om te gaan. Overweeg de volgende zaken:
- Maak groepen aan voor bepaalde zaken, zodat niet álle werknemers de berichten hoeven te zien.
- Groepen en personen kunnen in de app voor acht uur, één week of altijd gedempt worden. De berichten moeten dan uiteraard op eigen initiatief geopend, gelezen en beantwoord worden.
- Gebruik Whatsapp tussen collega’s alleen voor ‘privéberichten’ en gebruik bijvoorbeeld Teams tussen collega’s voor zakelijk gebruik.
- Geef aan wat úw verwachtingen zijn van het gebruik van Whatsapp buiten werktijd. Let op. Verplichten om het wel/niet te gebruiken is juridische en nagenoeg praktisch niet mogelijk.
- Gebruik Whatsapp Business voor klanten en/of maak voor elke klant een aparte groep aan (gratis).
- Welke informatie mag er in verband met de veiligheid wel/niet via Whatsapp gedeeld worden?
Stel een Whatsappbeleid of een lijstje met gedragsregels op hoe Whatsapp door werknemers binnen én buitenwerktijd tijd gebruiken. Overweeg voor klanten de gratis Whatsapp Business App en maak eventueel voor elke klant een aparte groep aan.
Afbeelding van Gerd Altmann via Pixabay