Gebruik een klachtenformulier
Algemeen: mkb-reclame - Persoonlijke verkoop
Met een goed klachtenformulier stuur je het gesprek met de klager. Gebruik dit model klachtenformulier en pas het aan voor uw eigen onderneming.
1. De contactgegevens van de klager
- De bedrijfsnaam
- Achternaam, eventueel voornaam van de contactpersoon
- Titel(s)
- Functie
- Straatnaam/huisnummer/toevoeging
- Postbus
- Woonplaats
- Postcode
- Telefoonnummer
- Faxnummer
- E-mailadres
- Website
- Eventueel klantnummer
Vraag in verband met de privacywet (AVG) uitsluitend naar persoonlijke gegevens die nodig zijn voor de afhandeling van de klacht
2. Uw medewerker
- Klacht aangenomen door ...............................
- Datum
- Via
- persoonlijk gesprek
- telefoon
- fax
- website
- beurs
- vertegenwoordiger
Lees hier hoe u het beste met klachten om kunt (laten) gaan.
3. Aard van de klacht
- Over welke product/dienst gaat de klacht?
- Logistiek
- Te veel/weinig geleverd
- Verkeerde doosinhoud
- Verkeerde levertijd
- Vrachtbrief niet correct
- ..............................
- Service
- Telefonische bereikbaarheid
- Product
- Garantie
- Onderdeel
- Accessoire
- …………….
- ....................
- Financieel
- Verkeerde prijs
- Korting niet correct
- Factuur
- Betalingen
- ..............................
- Van persoonlijke aard
- ..............................
- Overig
- ..............................
- Wat was de exacte klacht?
4. Wat is de houding van de klant?
- Boos
- Vervelend
- Agressief
- Teleurgesteld
- Reëel
- Aardig
- ............................................
5. De oplossing van de klacht
- Welke relevante opmerkingen heeft de klant verder nog gemaakt?
- Wat wil de klant bereiken?
- Wanneer is de klacht in de ogen van de klant goed opgelost
6. Follow-up van de klacht
- Welke toezegging is de klant gedaan?
- Binnen welke periode/datum moet de klacht zijn opgelost.
- Aan welke afdeling is de klacht eventueel doorgespeeld?
- Aan wie?
- Wanneer?
- Wie onderhoudt betreffende de klacht het contact met de klant?