Laat de offerte ondertekenen voor meer zekerheid
Offertewegwijzer
Na een prettig gesprek vraagt de klant om een offerte. Dan wordt u gebeld dat het in orde is. Is het dan nog nodig om voor een handtekening te vragen? En hoe dan wel?
Wanneer is er een overeenkomst?
U heeft een overeenkomst met de klant op het moment dat u een aanbod heeft gedaan en als dat aanbod door de klant wordt aanvaard. Dat aanbod is vormvrij, dat wil zeggen dat u dat mondeling of schriftelijk mag doen. In een formeel document, op een kladje of via een e-mailbericht.
Hetzelfde geldt voor het aanvaarden. Als de klant mondeling of schriftelijk ‘ja’ tegen uw offerte zegt, heeft u in principe een overeenkomst. Als u en de klant dan doen wat er afgesproken is, is er niets aan de hand.
Maar … als er onduidelijkheid is en/of als er enigheid ontstaat, dan is voor alle partijen wel heel fijn als er iets op papier staat.
De juridische waarde van een offerte
De wet kent de term ‘offerte’ niet. Wel de term ‘aanbod’ en daar is met een offerte sprake van. Een offerte niets anders dan een schriftelijk aanbod. Daarin beschrijft u waar de klant naar vraagt, wat uw aanbod is en tegen welke voorwaarden u uw aanbod, uw offerte uitbrengt. Het is dus meer dan alleen maar een prijsopgave.
Zekerheid met een handtekening
U wilt voorkomen dat u in discussies verzeilt raakt over “Maar dat hebben we helemaal niet afgesproken”. Laat de klant daarom tekenen voor datgene wat is afgesproken. Een handige manier waarop dat dit kan is door de offerte voor akkoord te laten tekenen.
De offerte laten ondertekenen
Zet onderaan de offerte uw naam, datum en uw handtekening. Eventueel ook uw functie. Bied hier de mogelijkheid om akkoord te gaan met uw aanbod. Naast uw naam en handtekening zet u ‘Voor akkoord’ met daaronder woonplaats en ruimte voor de dagtekening, de naam en de functie en ruimte voor de handtekening. Misschien een open deur, maar toch … onder veel offertes staat dit niet.
Niet tekenbevoegd
Is uw contactpersoon niet tekenbevoegd dat zet u er de naam en functie van degene die wel tekenbevoegd is.
Pagina's laten paraferen
Nog meer zekerheid krijgt u als de álle pagina’s van de offerte getekend worden. Een paraaf volstaat hiervoor. U kunt hierop wijzen of naar vragen en/of een hokje linksonder aan de pagina’s zetten, waar de klant zijn paraaf in kan zetten.
Meer verkopen
Probeer meer te verkopen in de offerte door keuzemogelijkheden aan te bieden.
Alternatieven …
Misschien vindt u het te ver gaan of is het in uw branche niet gebruikelijk. Dan is het toch slim om een bevestiging te sturen. Afhankelijk van of er veel geld mee gemoeid is, het een ingewikkelde opdracht is en of u dus veel risico’s loopt, kunt u meer of minder tijd in een bevestiging sturen.
- U kunt een mail of brief sturen waarin u de opdracht bevestigd en waarin u verwijst naar de uitgebrachte offerte en de toezegging van de klant.
- Het is ook mogelijk om alle details uit de offerte en alle andere besproken zaken opnieuw op papier te zetten en als bevestiging naar de klant te sturen.
- En soms zal het nodig zijn om na het uitbrengen van de offerte en na diverse gesprekken een contract op te stellen dat iedereen moet tekenen.
Niet vergeten!
Keuzemogelijkheden. Maar al te vaak ontstaan er in de praktijk problemen over zaken waar de klant uit moet kiezen. Juist de offerte biedt mogelijkheden om deze vast te leggen. Dat kan door vakjes met alternatieven te laten aanvinken.
Bijlagen. Uw aanbod bestaat meestal niet alleen uit een offerte, maar vaak ook uit allerlei bijlagen én uw verkoopvoorwaarden. Vermeld dit onder uw offerte: ‘Bijlagen. Algemene voorwaarden,...’
Een offerte is schriftelijk aanbod dat u doet. Als de klant hier mondeling ‘ja’ tegen zegt, is er sprake van een overeenkomst. Meer zekerheid krijgt u echter als u wel de offerte laat ondertekenen. Zeker als er veel geld mee gemoeid is.