Offerte en algemene voorwaarden; dit moet je weten
Offertewegwijzer
Bij je offerte horen ook je algemene voorwaarden. Wat is belangrijk, wat moet je weten? Zowel juridisch als communicatief en commercieel gezien.
Algemene voorwaarden zijn niet verplicht
Je bent helemaal niet verplicht algemene voorwaarden (of verkoopvoorwaarden of betalingsvoorwaarden, enz.) te hanteren. Het is wel slim! Want zakendoen zonder voorwaarden te stellen is vragen om problemen. En om al je voorwaarden in je offerte te stoppen is communicatief gezien niet sterk. Als je overeenkomsten via je website sluit, moet je bovendien je voorwaarden helder en duidelijk via je website ter beschikking stellen. Dus al met al: niet verplicht, wél slim.
Wanneer zijn jouw voorwaarden van toepassing?
Jouw voorwaarden zijn van toepassing, als:
- je in je offerte erop hebt gewezen dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn; én
- als je jouw algemene voorwaarden ook ter beschikking hebt gesteld.
Hoe stel je jouw algemene voorwaarden ter beschikking?
Een kopie geven. Jouw klant moet de gelegenheid hebben gehad om de algemene voorwaarden te lezen voordat hij/zij ‘ja’ heeft gezegd tegen je offerte. Je moet dus een kopie van je voorwaarden verstrekken. Het is slim om een kopie aan je offerte toe te voegen. Schriftelijk of via e-mail (pdf-bestand).
In je offerte ernaar verwijzen. In je offerte, dan wel overeenkomst, moet je op een duidelijke plaats naar je offerte verwijzen. De meeste zekerheid heb je met een zin, vlak boven de handtekening, zoals: “Opdrachtgever verklaart bekend en akkoord te zijn met de algemene voorwaarden van [jouw bedrijfsnaam] en een exemplaar hiervan als bijlage bij deze offerte te hebben ontvangen.”
Achter op je briefpapier. Past jouw een offerte op één A4? Dan kunnen je algemene voorwaarden misschien wel op de achterkant van je briefpapier. Ze moeten wél goed leesbaar zijn. Een lettertype met puntgrootte 6 is daarbij wel het minimum.
Een groot misverstand; deponeren bij de Kamer van Koophandel
Het is een groot misverstand dat als je je algemene voorwaarden bij de KvK deponeert, dat je dan klaar bent. Deponeren mag wel, maar hoeft niet. Bovendien is het niet voldoende om in je offerte te verwijzen naar de voorwaarden bij de KvK. Je moet ze ook echt ter beschikking stellen.
Als je zakendoet via je website
Als te downloaden pdf aanbieden. Er worden tegenwoordig heel wat overeenkomsten via de website gesloten (langs elektronische weg). Bijvoorbeeld als je een webwinkel hebt. Je klant moet de mogelijkheid hebben om je algemene voorwaarden op te slaan (bijv. als een te downloaden pdf). Als dit redelijkerwijs niet mogelijk is, moet je vooraf laten weten dat de algemene voorwaarden te lezen zijn op internet (website-adres geven) en dat ze op verzoek kunnen worden toegestuurd per e-mail of gewone post.
Sterk bewijs. Bewijsmateriaal heb je pas nodig als er gedonder is. Om problemen te voorkomen kun je ervoor zorgen dat de klant pas een bestelling kan plaatsen, als hij/zij heeft aangeklikt akkoord te zijn met de algemene voorwaarden.